La admisión de los productos postales en las oficinas de Correos se realiza a través de la M aplicación informática IRIS 6.0.
Esta aplicación se desarrollará en el tema 8.
La pantalla inicial "Envíos Postales" muestra un apartado central, denominado "Características del envío", en el que aparecen diversos campos que se han de rellenar en el proceso de admisión:
La información introducida en esta pantalla se traspasa automáticamente a la posterior ventana de admisión de envíos de correspondencia o paquetería. En la parte inferior de estas pantallas se muestran los envíos compatibles con las características del envío introducidas previamente.
Desde Inicio>>Envíos postales>>Cartas, se puede admitir Carta Ordinaria, Carta Urgente Ordinaria, Carta Certificada y Carta Urgente Certificada.
Desde Inicio>>Envíos postales>>Paquetes, se puede admitir, Paquete Azul, Paq Estándar, Paq Premium, Paq Ligero, Paquete Postal Internacional Económico (PPIE), Paq Standard Internacional, Paq Premium Internacional, Paq Light Internacional y Logística Inversa.
La admisión de los envíos postales de la Línea Económica (Cecogramas, Libros, Libros con Tarjeta, Publicaciones Periódicas, Publicaciones Periódicas de Partidos Políticos y Sindicatos, Publicidad sin Dirección (Publibuzón), Publicorreo Óptimo, Publicorreo Premium y Publicorreo Internacional), de los envíos propios de los servicios financieros (Giros y WU) y de los servicios de telecomunicaciones (Telegramas y Burofax) se lleva a cabo a través de ventanas específicas para estos servicios.
Desde enero de 2017 se ha introducido la digitalización de la firma del cliente en el proceso de admisión registrada. El objetivo es eliminar la documentación en papel en los procesos de admisión de productos registrados en Oficina y custodiar dicha firma en formato digital.
Hasta ahora, en la admisión de un envío registrado, el cliente presentaba un formulario cumplimentado (M-11A o M-11i) y, tras la admisión, se le entregaba una copia validada mecánicamente como justificante. Correos guardaba, archivaba y custodiaba una copia en papel de este formulario. A partir del 26-5-2018, con ocasión de la entrada en vigor del nuevo Reglamento sobre Protección de Datos, sólo se utilizarán estos formularios por los Servicios Rurales.
Con la digitalización de la firma, el cliente no tiene que cumplimentar y firmar el formulario preimpreso; la firma se recoge en la tableta y se almacena electrónicamente.
El empleado de la oficina realiza la admisión en IRIS y entrega un formulario (o lo remite por e- mail) con los datos del envío (remitente y destinatario, tipo de producto, código de envío, oficina de admisión, fecha/hora, peso, valores añadidos, importe a pagar y la firma digitalizada, junto al condicionado del servicio).
El formulario de admisión firmado por el cliente se puede visualizar desde cualquier oficina, una vez admitido el envío, informando el número en el localizador de envíos MERCURIO.
También se puede reimprimir el formulario de admisión en IRIS, únicamente en la oficina de admisión, con la imagen de la firma digitalizada, desde la opción "Mantenimiento".
La imagen de la tableta aparece por defecto en castellano, pero permite elegir el idioma cooficial en el que el cliente desea ver los datos; al seleccionarlo se habilita el idioma elegido.
El cliente puede solicitar que el formulario de admisión le sea remitido a una dirección de correo electrónico y no se le entregue en papel. En ese caso, el empleado marca la casilla "Email". La casilla de "Digitalización" permanece activada. Se debe siempre ofrecer este servicio al cliente y potenciarlo por encima de la impresión del formulario. Es más cómodo para el cliente y ahorra tiempo, costes de impresión, archivo y consulta a la oficina. El cliente recibirá el formulario en formato PDF en su buzón de correo electrónico para disponer de el en la forma que precise.
Cuando se selecciona la casilla de "Email" se despliega un campo para que se informe el correo electrónico. A continuación se debe repetir para su verificación. Si no se cumplimenta, o no se informa el mismo email en ambos campos, se bloquea la aceptación del alta del envío.
Una vez se han cumplimentado en IRIS los datos, se activa la pestaña "Aceptar". Al pulsarla se despliega una ventana emergente con la imagen que el cliente visualiza en la tableta. En esta imagen figura también la dirección de correo electrónico (también se mostrara el número de cuenta bancaria del cliente cuando el envío tenga el valor añadido de reembolso de ingreso en cuenta). El cliente verifica que los datos son correctos y firma en la tableta. Finalmente, se entrega al cliente únicamente el ticket que genera la balanza al cobrar la bolsa. No se imprime ningún documento en la Oficina.
Cuando se admitan envíos de clientes con contrato, siempre que el cliente con contrato (u otra persona en su nombre) permanezca en la oficina mientras se realiza la admisión, se ha de introducir su nombre y apellidos en el campo "Persona Depositaria" y deberá firmar en la tableta.